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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GENERALIDADES 

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015,  y  en  él  se  describen  los  mecanismos  por  medio  de  los  cuales  SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ S.A.S garantiza  un manejo  adecuado  de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

 

RESPONSABLE

 

SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S  es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Pereira, Risaralda, identificada con número de NIT:900.408.474-5, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Av. 30 de agosto No. 37-67

Teléfono: 3290900

Correo electrónico: administracion@samoautomotriz.com

 

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base  de  Datos:  Conjunto  organizado  de  datos  personales  que  sea  objeto  de
• Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada,  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse  a lo establecido  en  la ley  y en  las  demás disposiciones  que la desarrollen;
• Principio  de  finalidad:  El Tratamiento  debe  obedecer  a una finalidad  legítima  de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio  de  libertad:  El Tratamiento  sólo puede ejercerse  con  el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.   En  este  sentido,   el  Tratamiento   sólo  podrá  hacerse  por  personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Los datos personales,  salvo la información pública, no podrán estar disponibles  en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

 

En las bases de datos de SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ   S.A.S se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la sociedad puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

 

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de

2012.

TRATAMIENTO

 

La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización  y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

 

En  cumplimiento  de  deberes  legales,  la  sociedad  podrá  suministrar  la  información personal a entidades judiciales o administrativas. SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

FINALIDAD

 

La  información   recolectada   por  SERVICIO  ESPECIALIZADO   SAMOAUTOMOTRIZ S.A.S tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa dedica a  el mantenimiento  reparación de vehículos automotores, a la venta de repuestos automotores y a la venta de vehículos nuevos y usados, además, la sociedad guarda la información  necesaria  para  dar  cumplimiento  a  deberes  legales,  principalmente  en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

 

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

 

–  Conocer,  actualizar  y rectificar  sus  datos  personales  frente  a  la  sociedad  o  a  los Encargados.  Este  derecho  se  podrá  ejercer,  entre  otros  frente  a  datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

 

– Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Sociedad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

–  Acceder  en  forma  gratuita  a  sus  datos  personales  que  hayan  sido  objeto  de

Tratamiento.

 

 

 

OBLIGACIONES DE SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S

 

SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S  deberá:

 

  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

    Solicitar  y conservar,  en  las condiciones previstas  en  la presente  ley,  copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

   Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

      Actualizar   la  información,   comunicando   de  forma   oportuna   al   Encargado   del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado   y  adoptar  las  demás  medidas  necesarias   para  que  la  información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

 

    Suministrar  al Encargado,  según  el caso, únicamente  datos cuyo Tratamiento  esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

 

   Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

 

  Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación  y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad  y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

 

Toda  petición,  queja  o  reclamo  relacionado  con  el manejo  de datos  personales,  en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

 

Sociedad: SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S Dirección: AV. 30 DE AGOSTO No. 37-67

Correo electrónico: administracion@samoautomotriz.com

Teléfono: 3290900

Ciudad: Pereira/ Risaralda, Colombia

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la Sociedad, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos  previstos  en  la  legislación  aplicable.  Toda  solicitud  de consulta,  corrección, actualización  o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico,  de acuerdo a la información contenida en este documento.

 

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva  solicitud.  Cuando  no fuere posible atender  la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

 

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

 

  Identificación del Titular

 

  Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

 

  Dirección del titular

 

  Documentación que se quiera presentar como prueba.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día

siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

 

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

 

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S  estarán vigentes a partir del día Primero (1) de Noviembre de 2016. SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la Sociedad se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier  momento  a solicitud  de su  titular,  en  tanto esta solicitud  no contraríe  una obligación  legal  de  la  Sociedad  o  una  obligación  contenida  en  un  contrato  entre SERVICIO ESPECIALIZADO SAMOAUTOMOTRIZ  S.A.S  y el Titular.

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